Wie Schreibe Ich Einen Brief Für Jeden Anlass

2024 Autor: Francis Oldridge | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-16 20:37

Vorbei sind die Zeiten, in denen das Schreiben von Briefen das bevorzugte Kommunikationsmittel zwischen Geschäftspartnern, Familienmitgliedern, Freunden und Liebhabern mit Sternenkreuz war. Schneckenpost mag größtenteils der Vergangenheit angehören, aber wenn Sie sich in Ihrem modernen Lebensstil umschauen, werden Sie feststellen, dass die Kunst des geschriebenen Wortes alles andere als tot ist. Möglicherweise verbringen Sie einen großen Teil Ihres persönlichen und beruflichen Lebens damit, Vitext oder E-Mail zu kommunizieren, und es gibt immer noch Szenarien, in denen der altmodisch formatierte Brief erforderlich ist (selbst wenn Sie ihn eher über das World Wide Web senden als Sie darauf stempeln). Kommunikation ist für jede Interaktion von entscheidender Bedeutung. Das Wissen, wie man in schriftlicher Korrespondenz den richtigen Ton angibt, ist eine wichtige Fähigkeit, unabhängig davon, ob Sie einen Liebesbrief oder ein Kündigungsschreiben schreiben. Damit Sie auf dem richtigen Weg bleiben, haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt, wie Sie für jede Situation einen Brief schreiben können.

Definieren Sie Ihren Zweck und Ihre Zielgruppe

Bevor Sie Stift auf Papier - oder besser gesagt Fingerspitzen auf Tastatur - bringen können, nehmen Sie sich etwas Zeit, um genau zu überlegen, was Sie mit Ihrem Brief erreichen möchten. Sie würden nicht so mit Ihrem Chef sprechen, wie Sie mit Ihrem Lebensgefährten sprechen würden, also sollten Sie ihm auch nicht so schreiben. Sammeln Sie Ihre Gedanken, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, indem Sie sich einige einfache Fragen stellen:

An wen schreibe ich?

Kennen Sie die Person, an die Sie schreiben, oder wird dies Ihre erste Kommunikation mit ihnen sein? Die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren, ändert sich natürlich, je vertrauter wir werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Ihre Beziehung zu der Person, an die Sie schreiben, beurteilen, bevor Sie beginnen. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass Sie für die Situation zu lässig oder zu knapp erscheinen.

Was versuche ich zu erreichen?

Verfolgen Sie ein Vorstellungsgespräch oder schreiben Sie Ihrer Familie einen Urlaubsbrief? So wie Ihre Beziehung zum Empfänger Ihres Briefes wichtig ist, ist auch der Kontext wichtig, in dem Sie ihn schreiben. Sie sollten immer darauf achten, dass die professionelle Kommunikation genau so bleibt - professionell -, auch wenn Sie mit dem Kollegen oder Geschäftspartner, an den Sie schreiben, befreundet sind. Stellen Sie sich professionelle Kommunikation als Teil Ihres gesamten beruflichen Profils vor. Sie möchten keine faulen, groben oder übermäßig beiläufigen E-Mails an Ihren Freund in der Buchhaltungsabteilung Ihres LinkedIn-Profils senden, daher sollten Sie diese auch nicht in Ihrem Postausgang haben. Das Gegenteil ist auch der Fall; Wenn Sie einen Dankesbrief an Ihr süßes kleines Gam-Gam schreiben, ist das Letzte, was Sie tun möchten, so, als würden Sie ein Geschäftstreffen abhalten. Denken Sie beim Verfassen Ihres Briefes an Ihr Ziel und versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers.

Verfüge ich über alle Informationen, die ich zur Kommunikation benötige?

Dies ist besonders wichtig in der Geschäftskommunikation. Die meisten von uns haben lange E-Mail-Follow-ups erhalten, weil der Absender nicht alle Fakten in Ordnung hatte, bevor er auf "Senden" geklickt hat. Seien Sie nicht der Typ, der fünf E-Mails verschickt, wenn man dies tun würde. Diese Art von unorganisierter E-Mail-Etikette mit Bewusstseinsströmen wirkt bestenfalls irritierend und im schlimmsten Fall geradezu verwirrend und unprofessionell. Wenn Sie viele wichtige Informationen schriftlich übermitteln müssen, notieren Sie sich eine kurze Liste mit Aufzählungszeichen von allem, was Sie übermitteln müssen, damit Sie sicherstellen können, dass Sie alles abgedeckt haben, bevor Sie senden.

Zeit zum Formatieren finden

Die Formatierung ist in der formalen Kommunikation von entscheidender Bedeutung, um sich professionell zu präsentieren und Informationen logisch zu vermitteln. Wir arbeiten in der Regel schneller, wenn wir mit Unternehmen, Organisationen oder Mitarbeitern kommunizieren, da diese Kommunikation zu begrenzten Zeiten stattfindet. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihren Standpunkt schnell und klar vermitteln - was mit der Formatierung viel einfacher ist.

Wie schreibe ich einen professionellen Brief

Motivationsschreiben; Rücktrittsschreiben; Empfehlungsschreiben; Empfehlungsschreiben, Interesse oder Absicht usw

Sie sind wahrscheinlich mit dem Standardlayout für formale Briefe vertraut, auch wenn Sie noch keinen geschrieben haben. Die meisten Unternehmen und Organisationen folgen diesem Format, da es leicht erkennbar und scannbar ist. Formale Briefvorlagen sind weit verbreitet und in den meisten Textverarbeitungsprogrammen enthalten. Sie können auch Ihre eigene von Grund auf neu erstellen oder die Briefvorlage für die wiederholte Verwendung anpassen. Hier sind einige wichtige Dinge zu beachten, wenn Sie formelle Briefe schreiben und formatieren:

1. Verwenden Sie Titel. Wenn Sie eine interne E-Mail an Kollegen oder Teammitglieder senden, ist es höchstwahrscheinlich in Ordnung, diese mit ihrem Vornamen zu adressieren. Wenn Sie jedoch mit Unternehmen, Organisationen oder professionellen Kontakten außerhalb oder höher in Ihrem Unternehmen kommunizieren, Sie sollten sie niemals nur mit ihrem Vornamen ansprechen.

2. Vermeiden Sie informelle Grüße. Beginnen Sie Ihren Brief mit "Sehr geehrter …" (verwenden Sie nicht "Hallo", "Hallo" oder eine ähnliche Begrüßung) und sprechen Sie den Empfänger mit seinem Titel und entweder seinem vollständigen Namen oder seinem Nachnamen an (zum Beispiel: "Sehr geehrter Herr"). John Smith “oder„ Lieber Dr. Johnson “). Wenn Sie noch keinen Kontakt zu der Organisation haben, an die Sie schreiben, überprüfen Sie auf der Website, ob Sie den Namen und den Titel der betreffenden Person finden. Wenn Sie den Namen einer Person nicht finden können, wenden Sie sich an die entsprechende Abteilung oder Gruppe (d. H. "Sehr geehrte Mitarbeiter" oder "Sehr geehrte Redaktion"). Wenn Sie absolut nicht bestimmen können, an welche Person oder Abteilung Sie sich wenden sollen, können Sie "An wen es sich richtet" verwenden. Beachten Sie jedoch, dass Ihr Brief wahrscheinlich an die richtigen Personen weitergeleitet werden muss, sobald er eintrifft führen zu einer verzögerten Antwort.

3. Geben Sie das Datum an. Wenn Ihr Brief im Text einer E-Mail enthalten ist, wird er von Ihrem E-Mail-Client mit Datum und Uhrzeit versehen. Wenn Sie Ihren Brief jedoch als Anhang oder per E-Mail senden, hilft Ihnen das Datum oben und der Empfänger verfolgt den richtigen Zeitpunkt für die Nachverfolgung.

4. Machen Sie es sich einfach, Sie zu kontaktieren. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Namen (Vor- und Nachname, einschließlich Ihres bevorzugten Titels) und Ihre Kontaktinformationen angeben. Wenn Sie einen physischen Brief oder eine digitale Kopie des formatierten Briefes senden, geben Sie oben Ihre Adresse und Telefonnummer an, damit der Empfänger sofort darauf zugreifen kann. Wenn Sie E-Mails senden, denken Sie möglicherweise, dass Ihre E-Mail-Adresse im Feld "Von" ausreicht, aber in Wahrheit wissen Sie nicht, wie der Empfänger es vorziehen könnte, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur, die Ihre Telefonnummer, Adresse und alle relevanten sozialen Netzwerkprofile enthält, unter denen Sie gerne kontaktiert werden.

5. Verwenden Sie eine formale Sprache. Abgesehen von dem offensichtlichen Weglassen von Expletiven oder einer übermäßig beiläufigen Sprache bedeutet dies auch, dass keine Kontraktionen verwendet werden (d. H. "Ich werde nicht an der Sitzung dieses Quartals teilnehmen" im Gegensatz zu "Ich werde nicht dort sein").

6. Begrabe die Lede nicht. Professionelle Kommunikation erfordert Effizienz. Stellen Sie daher sicher, dass Sie so schnell wie möglich zum Hauptpunkt Ihres Briefes gelangen. Es ist besser, wenn Ihr Brief eine kurze halbe Seite hat, als zu versuchen, ihn mit Füllmaterial auf eine ganze Seite auszudehnen.

7. Korrekturlesen, dann erneut Korrekturlesen. Programme wie Microsoft Word verfügen über integrierte Rechtschreib- und Grammatikprüfungen. Diese sollten immer Ihr erster Versuch beim Korrekturlesen sein. Oft bieten sie sogar Vorschläge, um Ihren Brief prägnanter und direkter zu gestalten. Dies ist eine große Hilfe beim Schreiben eines formellen Briefes. Es gibt auch Online-Tools wie Grammatik, die Ihnen beim ersten Korrekturlesen helfen können. Halten Sie jedoch nicht bei einem Durchgang durch die Rechtschreibprüfung an. Sie sollten Ihren Brief auch vollständig selbst lesen, um nach Fehlern zu suchen. Profi-Tipp: Lesen Sie Ihren Brief laut vor oder lesen Sie ihn rückwärts (vom letzten bis zum ersten Wort), um Tippfehler oder seltsame Phrasen zu erkennen. Wenn es etwas lebenswichtiges ist, sehen Sie es sich auch noch einmal an.

8. Sei nett, aber professionell. Sie möchten den Brief an den Kunden sicherlich nicht mit einem herzlichen "Love ya!" Das bedeutet aber nicht, dass Sie kalt und steril sein müssen. Schließen Sie Ihren Brief mit näheren (in Wort-Nerd-Kreisen als Wertschätzung bezeichneten) Begriffen wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Vielen Dank für Ihre Zeit“, „Mit freundlichen Grüßen“oder „Mit den besten Wünschen“, dem Brief Wärme zu verleihen, ohne irgendwelche Grenzen zu überschreiten.

9. Geben Sie es ein. In der heutigen Welt führt kein Weg daran vorbei: Wenn Sie einen formellen Geschäftsbrief von Hand schreiben, werden Sie unprofessionell aussehen. Es ist auch eine nette Geste, Ihren Umschlag zu drucken, anstatt ihn von Hand zu adressieren.

10. Widerstehen Sie dem Drang, kreativ zu werden. Versuchen Sie nicht, Ihren Brief mit verrückten Farben oder ausgefallenen Schriftarten aufzupeppen. Wir freuen uns, dass Sie sich künstlerisch fühlen, aber professionelle Korrespondenz ist normalerweise nicht die Zeit oder der Ort. Halten Sie sich an die Standards wie Times New Roman und einfaches altes Schwarzweiß.

Wie schreibe ich einen persönlichen Brief?

Liebesbrief, Dankesbrief, Entschuldigungsbrief usw

In persönlichen Briefen können Sie Ihre Flügel ein wenig strecken und die kreativen Säfte zum Fließen bringen. Während besondere Aufmerksamkeiten wahrscheinlich in persönlichen Briefen geschätzt werden, gibt es dennoch einige Richtlinien, die Sie beachten sollten.

1. Sei nicht zu kurz. Sie möchten nicht drei Seiten lang endlos streifen, bevor Sie Ihre Nachricht auf den Punkt bringen, aber es ist schön, gelegentliche Gespräche in einen persönlichen Brief aufzunehmen, um dem Empfänger zu zeigen, dass Sie sich etwas Zeit genommen haben, um sich mit ihnen zu verbinden. Wenn Sie in der Zwischenzeit nicht mit dem Empfänger gesprochen haben, geben Sie ihn in Ihr Leben ein und fragen Sie ihn nach seinem. Wenn Sie ihnen für etwas danken, nehmen Sie sich ein paar Zeilen Zeit, um zu erklären, was es für Sie bedeutete. Je nach Kontext kann es sogar eine nette Geste sein, dem Brief etwas Humor zu verleihen.

2. Verwenden Sie eine ungezwungene Begrüßung. So seltsam es auch ist, einen Brief an Ihren Chef mit "Yo Ted" zu beginnen, so seltsam ist es auch, einen Brief an Ihre Mutter mit "Liebe Frau Carol Jackson" zu beginnen. Es ist durchaus angebracht, den Empfänger eines persönlichen Briefes mit seinem Vornamen oder sogar mit einem Spitznamen anzusprechen, wenn Sie besonders nah dran sind, und mit einer eher ungezwungenen Begrüßung wie "Hallo" anstelle des "Liebsten" zu beginnen, das Sie in der professionellen Kommunikation verwenden sollten.

3. Umfassen Sie Kreativität, ohne die Lesbarkeit zu beeinträchtigen. Diese funky Schriftarten und lauten Farbpaletten, die Sie in Ihrem letzten Geschäftsbrief nicht verwenden konnten, finden möglicherweise in Ihren persönlichen Briefen ein Zuhause. Während Sie nicht so weit gehen möchten, Ihren Brief in ein kryptisches Durcheinander von mikroskopisch kleinen Schriften und augenbelastenden Farben zu verwandeln, ist es vollkommen in Ordnung, Ihre gerade geschnürte professionelle Person abzuschütteln und mehr Spaß zu haben. Wenn Sie den Brief visnail mailen, ist es eine nette Geste, ihn auf altmodische Weise zu schreiben, vorausgesetzt, Ihre Handschrift wurde durch die Verbreitung von Technologie nicht in zerfetztes Hühnchen zerkratzt.

In einer Zeit, in der es den Anschein hat, als würde jeder lieber einen Text mit drei Wörtern über eine erweiterte Kommunikation senden, kann sich das Verfassen von Briefen entmutigend oder sogar einschüchternd anfühlen. Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, ist Ihr Briefschreiben in jeder Situation auf den Punkt gebracht.